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對於珠寶商來說,檔案是輝煌歷史的永恆記錄,必須小心加以珍藏。 卡地亞的檔案收藏於巴黎、紐約與倫敦三個中心, 根據行業守則,這些保存完整的記錄從不對外公開。 卡地亞的檔案乃是有系統而精確的生產紀錄,分類方式非常嚴謹,巨細靡遺。

這些檔案像日記一般,見證珠寶商的每一天。 每件珠寶都擁有身份證明,從最初的設計草稿到工匠製作的過程,乃至於銷售出去的那一刻皆有紀錄。 由於卡地亞在巴黎的店址從1899年就不曾搬遷,一直屹立於艾佛德與路易•卡地亞父子所選中的和平路上, 因此這些文獻經過多年仍保存完好,卡地亞從十九世紀末以來創造的每一件珠寶幾乎都搜羅其中。 此外,卡地亞的貴賓名冊歷史更為悠久,可回溯到十九世紀,記錄了卡地亞最初在意大利大道店址的點點滴滴。 堪稱卡地亞歷史中最有意義的第二帝國時期,也留下深刻的歷史軌跡。 這些文字記錄內容包羅萬象,每件珠寶在出廠之前,都會依實際尺寸拍照留存,圖文並茂。 這些檔案從1906年開始一直保存在巴黎,包含約四萬張負片, 其中三萬張為玻璃感光底片, 相本的內容亦日益更新,精準地以影像捕捉生產的過程。

卡地亞的文獻部門也保存了一些手稿,包括設計草圖、素描與手續的生產流程,運用特殊的水粉畫技巧紀錄在描圖紙上。 目前有一系列年代介於1905-1915年的石膏作品,也保留在巴黎,訴說著珠寶工坊中的故事,也為卡地亞出品的珠寶提供難得的立體記錄。

卡地亞為商品開立的證明書就是產品的身份證,因此也是購買保險時的必備檔。

有些寶石在銷售時會附上證書,明列商品品名、成色、大小、重量、形狀以及寶石淨度(適用於鑽石)。 這份證書只能由具聲望的珠寶鑒定機構開立。

印記指貴重金屬上印有的標記。 印記可以用來標明首飾製造者的名字、貴重金屬的純度,以及證明已支付品質保證監控機構相關費用的證明。 因此,一件珠寶上面可能有很多個印記。 法國的法定印記為品質保證標誌和贊助商標誌兩類。 品質保證標誌僅見於金、銀、鉑金等貴重金屬,應依法管制以確保其成分及比例合乎標準。 第二類法定印記為贊助商標誌,是1355年由法王約翰(Jean le Bon)頒佈實施。 製造商應將其標誌銘刻於銅片上,向檢驗局註冊登記。 當局則確保製造商標誌不得重複。

所有卡地亞的珠寶和腕錶上都刻有獨立編號以茲辨識, 此序列編號是唯一的,不會重複出現。

國王所頒的公開委任書,持有者可在宮廷內販賣物品。 此令也可昭示大眾何家業者獲得為皇室工作的特權。委任書在一些君主體制的國家仍然存在。 卡地亞的委任書包括:1904年英國與西班牙、1905年葡萄牙、1907年俄羅斯、1908年暹羅、1909年希臘、1913 年塞爾維亞、1914年法國(巴黎伯爵所頒)、1919年比利時、1920年意大利、1928 年羅馬尼亞、1929年埃及、及1939年阿爾巴尼亞等國頒給的委任書。